Kandungan
- peringkat
- Bahagian 1 Menguruskan penganugerahan perkhidmatan
- Bahagian 2 Mengurus tempoh peralihan
- Bahagian 3 Berfikir dari segi pembangunan jangka panjang
Apabila anda meninggalkan jawatan, kemungkinan penyelia atau pengurus anda akan meminta pertolongan anda untuk memudahkan kontrak pengganti anda. Sekiranya anda giat dan teratur, anda akan dapat memastikan peralihan yang lancar untuk perniagaan anda dan meninggalkannya semasa meninggalkan reputasi profesional yang cemerlang.
peringkat
Bahagian 1 Menguruskan penganugerahan perkhidmatan
-
Bincangkan kemajuan penyerahan dengan penyelia anda. Untuk memulakan, anda harus mempunyai perbincangan menyeluruh dengan penyelia anda untuk menentukan dengan tepat bagaimana perkhidmatan itu akan dilakukan. Bergantung kepada kerja yang anda lakukan dan cara pengurus anda suka bekerja, anda mungkin perlu menyumbang banyak kepada peralihan. Ini mungkin termasuk hakikat bahawa orang yang menggantikan anda memerhatikan anda bekerja selama beberapa hari atau lebih lama.- Dalam kebanyakan kes, anda perlu sekurang-kurangnya menyediakan dokumen pemindahan rasmi.
- Bincangkan ini dengan pengurus anda dan tentukan berapa banyak yang anda harapkan untuk menyumbang, dan apa yang anda perlukan untuk memberi tumpuan apabila anda menyerahkan perkhidmatan itu.
-
Buat pembentangan awal dokumen pemindahan anda. Sebaik sahaja anda mempunyai idea yang jelas tentang jangkaan penyelia anda, anda boleh mula menulis dokumen pemindahan. Ini akan membantu anda mengatur diri sendiri, sambil mengklasifikasikan semua tugas dan maklumat yang perlu anda sampaikan semasa tempoh peralihan ini. Dokumen tersebut harus mengandungi unsur-unsur berikut:- maklumat terperinci mengenai aktiviti harian anda, keutamaan dan tugas,
- gambaran keseluruhan perkara-perkara penting yang berkaitan dengan fungsi ini,
- pernyataan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari pengganti anda,
- senarai semua dokumen penting yang mesti dihantar. Ini boleh menjadi pelan kerja atau kontrak yang diberikan.
-
Tetapkan semua butiran terakhir. Jika anda tahu bahawa anda akan meninggalkan jawatan anda tidak lama lagi, ia dapat membantu anda membuat usaha tambahan untuk memastikan anda tidak meninggalkan apa-apa yang belum selesai. Anda akan mengalami kepuasan sebenar jika anda berjaya mencapai ini dan anda juga akan dapat membantu orang yang menggantikan anda dengan baik. Melakukan ini juga akan membawa anda pergi dengan baik dengan bos anda dan mengekalkan reputasi yang baik.- Ini mungkin tidak semestinya mungkin, tetapi jika anda mempunyai folder yang akan siap, lakukan usaha tambahan yang diperlukan untuk memuktamadkannya.
- Di samping itu, orang baru yang datang untuk berurusan dengan perjanjian apabila ia hampir dapat diselesaikan mungkin sukar untuk memuktamadkannya, kerana tidak menyedari semua kerumitan file tersebut.
-
Bercakap dengan rakan sekerja anda. Sebelum penggantinya memegang jawatan, cari masa untuk berbincang dengan rakan sekerja anda mengenai penyerahan dan tanyakan kepada mereka jika mereka fikir terdapat sesuatu yang harus anda fokuskan. Sekiranya masalah masih belum selesai dan anda tidak menyedarinya, ini adalah peluang impian untuk mengambil perhatian.- Masalah baru mungkin tidak memberi impak kepada hari-hari terakhir anda, tetapi jika anda mengetahui sekurang-kurangnya, anda akan dapat melaporkannya kepada sesiapa yang mengambil tempat anda.
- Ia juga memberi anda peluang untuk memastikan semua pekerja mengetahui bahawa anda akan pergi dan apabila anda pergi. Beritahu mereka tentang tempoh peralihan supaya mereka mengambil kira.
- Terdapat peluang yang baik bahawa produktiviti anda akan turun semasa tempoh peralihan, sebab itu adalah idea yang baik untuk memberitahu pekerja anda terlebih dahulu.
-
Tulis dokumen pemindahan rasmi. Langkah terakhir dalam mempersiapkan peralihan adalah untuk menyelesaikan penulisan dokumen pemindahan rasmi. Anda boleh menggunakan draf yang anda buat, tetapi pastikan anda mengembangkannya dan memasukkan semua maklumat penting. Anda perlu menyemak dokumen tersebut dengan penyelia anda dan semua ahli pasukan yang lain. Cuba lakukan ini dan hantarkan dokumen itu kepada penerus anda beberapa hari sebelum tarikh yang sepatutnya diambil. Kandungan jenis dokumen ini akan berbeza-beza bergantung kepada jenis kerja yang dilakukan, tetapi boleh termasuk yang berikut:- senarai dan jadual tindakan yang akan dijalankan,
- taklimat mengenai isu semasa,
- kalendar tarikh akhir dan acara akan datang,
- maklumat login dan kata laluan,
- senarai kenalan berguna,
- panduan tentang cara menguruskan folder dan fail pada komputer.
Bahagian 2 Mengurus tempoh peralihan
-
Berikan sebanyak mungkin masa untuk peralihan. Anda masih boleh hadir apabila penggantinya mengambil alih pejabat dan anda mungkin diminta untuk melengkapkan perkhidmatan yang lebih lengkap. Tempoh peralihan ini berbeza-beza, tetapi dalam beberapa kes, anda akan mempunyai beberapa hari atau lebih untuk membantu yang baru membuat tanda. Secara umum, lebih banyak masa yang anda belanjakan dalam tempoh peralihan, lebih banyak maklumat yang anda boleh hantar.- Akan ada pasti butiran yang anda akan lupa dan mempunyai seseorang mengikuti anda adalah cara yang baik untuk menghadapi pelbagai tugas harian yang anda lakukan.
-
Lulus dokumen penting secara peribadi. Semasa tempoh peralihan, adalah amalan yang baik untuk memastikan semua data penting dan dokumen penting diluluskan secara peribadi. Ini akan membantu untuk memastikan bahawa tugas-tugas yang paling penting dilakukan di dalam piawaian dan keutamaan yang jelas. Meluluskan dokumen secara peribadi juga akan membolehkan anda membincangkan isu-isu yang paling rumit sebelum anda pergi.- Peluang ini bahawa anda perlu lulus maklumat penting sambil membenarkan penerus anda bertanya soalan secara langsung adalah penting untuk peralihan yang lancar.
- Ini juga akan memberi anda peluang untuk menyediakan kon dan membawa beberapa nuansa untuk perbincangan yang mungkin telah diabaikan.
-
Lakukan usaha untuk membawa bantuan anda. Sekiranya anda mendapati diri anda berhubung dengan penerus anda di tempat kerja, anda harus sentiasa giat dan prihatin. Buat usaha untuk mengenal pasti dan membantu menyelesaikan sebarang masalah yang mungkin timbul. Orang yang menggantikan anda mungkin terintimidasi dan sedikit malu beberapa hari pertama dan dia mungkin takut mengganggu anda dengan soalan-soalannya.- Pastikan anda menjelaskan bahawa anda berada di sana untuk membantu dan soalan-soalan itu dialu-alukan.
- Dengan berbuat demikian, anda akan membantu untuk meletakkan situasi di mana tanggungjawab untuk pemindahan perkhidmatan akan dikongsi antara pengganti dan anda.
-
Mengadakan mesyuarat untuk menutup penyerahan. Perkara terakhir yang perlu dilakukan sebelum anda pergi dan memuktamadkan perkhidmatan ini adalah untuk mengatur pertemuan muktamad dengan orang yang menggantikan anda. Minta dia mengemukakan apa-apa soalan yang dia ada dan nota yang telah diambilnya. Pertemuan ini merupakan peluang terbaik bagi orang baru untuk memastikan dia memahami tanggungjawab dan peranannya.- Semua ketidakpastian boleh dijelaskan pada mesyuarat ini.
- Bergantung kepada jenis tempat di mana anda bekerja, ia mungkin berhemat untuk mengelakkan penyelia atau pengurus anda menghadiri mesyuarat.
- Sekurang-kurangnya, anda harus memaklumkan kepada pengurus anda di mana dan bila mesyuarat diadakan, dan tanyakan jika ada sesuatu yang anda ingin tambah.
Bahagian 3 Berfikir dari segi pembangunan jangka panjang
-
Serlahkan sebarang dokumen sokongan atau latihan. Cobalah untuk melihat pemindahan perkhidmatan sebagai peluang yang diberikan kepada anda untuk membantu untuk memberikan pengganti anda setiap peluang untuk berjaya. Anda bukan sahaja menghantar kerja dan tugas, anda juga cuba membantu orang yang menggantikan anda untuk berkembang secara profesional, selain menyumbang kepada kepantasan perniagaan lama anda dalam jangka panjang.- Anda boleh melakukan ini dengan menyerahkan sebarang peluang latihan yang anda ketahui.
- Anda mungkin telah mengikuti, apabila anda mula melakukan kerja ini, latihan yang membantu anda membuat tanda dan menyesuaikan diri.
- Jangan lupa untuk membentangkan ini kepada penggantinya dan menggalakkannya meneroka beberapa kemungkinan.
-
Jangan mengabaikan budaya kerja. Sekiranya anda berpeluang meluangkan masa dengan orang yang akan mengambil obor anda, adalah penting bahawa anda tidak hanya memberi tumpuan kepada aspek teknikal kerja anda. Setiap syarikat adalah unik dan mempunyai persekitaran yang unik dan budaya kerja yang boleh mengintimidasi atau mengelirukan pendatang baru. Pastikan anda meluangkan masa untuk menjelaskan bagaimana keadaan bekerja di syarikat anda.- Buat usaha untuk menunjukkan kepadanya di sekitar pejabat dan membentangkannya kepada semua pekerja.
- Pastikan anda jelaskan peranan pendatang baru dan jelaskan tugas bekas pekerja.
- Sekiranya kerja yang dilakukan oleh orang baru sedikit berbeza daripada anda atau keutamaannya dan tanggungjawabnya berbeza, pastikan pekerja lain tahu.
-
Sediakan butiran anda. Jika anda benar-benar mahu melakukan lebih banyak, berikan data hubungan anda kepada pekerja baru. Anda boleh memberitahu dia bahawa dia mempunyai kemungkinan untuk menghubungi anda dalam kes masalah besar atau jika dia perlu dibimbing. Tidak semua orang akan gembira untuk melakukannya, dan itu pasti bergantung pada hubungan anda dengan bekas bos anda.- Masalahnya sering diselesaikan dengan e-mel yang mudah.
- Hakikat bahawa anda mencadangkan untuk membantu dengan baik selepas meninggalkan akan meninggalkan kesan yang baik dan membantu meningkatkan reputasi anda.