Kandungan
- peringkat
- Bahagian 1 Memilih kaedah merekodkan data
- Bahagian 2 Menyedari kajian ini
- Bahagian 3 Menganalisis Keputusan dan Membuat Perubahan
Kajian masa dan gerakan melibatkan analisis prestasi kerja dengan memerhatikan dan tugas masa. Ia boleh membantu anda menentukan sejauh mana berkesan hari anda, membolehkan anda menjimatkan tenaga dan masa untuk kebaikan semua orang! Anda boleh melakukan kajian semacam ini pada diri sendiri atau orang lain. Tetapi pertama, anda perlu memilih kaedah yang digunakan, dari pemerhatian masa nyata ke kaedah persampelan (kaedah snapshot), sebelum bergerak ke arah pemerhatian dan masa tugas itu. Setelah kajian selesai, anda boleh menggunakan hasilnya untuk menyediakan cara kerja yang lebih berkesan.
peringkat
Bahagian 1 Memilih kaedah merekodkan data
-
Gunakan kaedah pensampelan jika anda kehabisan masa. Kaedah ini melibatkan pemerhatian pekerja pada masa yang diberikan dan bukannya berterusan. Jeda mungkin secara rawak atau biasa. Anda memerhatikan pekerja untuk tempoh masa, kemudian ekstrapolasi berdasarkan sampel masa yang diberikan kepada setiap tugas. Kaedah ini lebih berkesan pada aktiviti yang mempunyai beberapa komponen atau pekerja yang melakukan beberapa tugas secara umum.- Sebagai contoh, dengan pekerja yang tugas utamanya adalah bil, persampelan secara rawak boleh menjadi berkesan kerana ia membolehkan anda melihat apa yang dilakukan oleh orang itu setiap kali anda mengambil saham. Sebaik sahaja anda mempunyai semua data, anda boleh mengenal pasti aktiviti atau komponen yang mengambil lebih banyak masa untuk orang dengan membandingkan kekerapan dan tempoh tugas dalam setiap sampel rawak.
- Kelebihan pendekatan ini adalah keupayaan untuk mengamati lebih daripada satu orang dalam tempoh masa tertentu melalui putaran individu.
- Sekiranya anda menggunakan kaedah ini pada diri anda, anda boleh menjadualkan penggera yang akan mencetuskan pada selang waktu tertentu untuk anda merekodkan kerja yang anda lakukan selama tempoh tertentu.
-
Tonton aktiviti dalam masa nyata untuk bertanya soalan. Dengan kaedah ini, anda berada di bilik yang sama dengan pekerja apabila mereka melaksanakan tugas tersebut. Anda memerhatikan kerja yang dijalankan dan memecahnya semasa membuat keputusan. Setiap komponen perlu menjadi satu keseluruhan yang dapat difahami tanpa terlalu terperinci dan sukar untuk diikuti.- Tidak perlu masa aktiviti yang besar tanpa memeriksa komponen. Ia adalah melalui ini yang anda boleh mengenal pasti kelemahan-kelemahan. Malah, tidak ada keperluan untuk menghentikan pekerja dalam tugasnya: anda hanya akan memecah tugas untuk tujuan pendaftaran. Contohnya, jika tugasnya adalah untuk merujuk surat, komponennya ialah: pergi ke mana surat, cari surat yang dipersoalkan, bawa mereka ke pejabat membuka sampul surat, membaca kandungan dan membuang atau melayan setiap surat.
- Ia berguna untuk mempunyai sekumpulan orang yang bertanggungjawab untuk memerhatikan pekerja. Oleh itu, seseorang boleh mengendalikan berhenti jam, rakaman masa lain dan orang ketiga kerana mengambil nota.
- Anda juga boleh menggunakan kaedah ini untuk kerja anda. Dalam kes ini, anda perlu menilai setiap komponen semasa anda menjalankannya.
-
Buat video untuk sentuhan yang semulajadi. Daripada memerhatikan aktiviti yang dilakukan dalam masa nyata, buat video. Oleh itu, anda boleh kembali kemudian untuk menganalisis tempoh setiap kerja. Ia tidak akan menjadi kerugian yang besar untuk anda, kerana anda sentiasa boleh memutar semula rakaman untuk menyemak urutan. -
Mengambil video untuk mendapatkan hasil yang lebih tepat. Jika anda mengukur prestasi anda sendiri, kaedah ini akan lebih mudah daripada yang lain. Pasang kamera pada tripod dengan sudut yang ideal untuk merakam pekerjaan. Biarkan kamera merekodkan pekerjaan yang anda lakukan, contohnya semasa menulis laporan.- Menilai aktiviti dalam tempoh masa. Sebagai contoh, anda boleh menjalankan penilaian selama seminggu atau sebulan.
Bahagian 2 Menyedari kajian ini
-
Buat hamparan untuk menyimpan data. Anda memerlukan alat untuk merakam tugas dan hamparan adalah ideal. Selain itu, anda perlu merakam masa. Tugas sering dilakukan dalam kelompok. Jika ini adalah kes anda, merancang bidang untuk merakam tempoh setiap komponen setiap tugas. Untuk bahagian ini, anda hanya perlu satu set kotak bernombor. Anda juga perlu menambah lajur untuk ucapan.- Sebagai contoh, jika kerja seseorang pekerja adalah untuk menyemak e-mel dan salah satu daripada komponennya adalah untuk membacanya, tulis masa yang diperlukan untuk membaca setiap bahagian yang bersangkutan di sebelah komponen.
-
Bahagikan beban kerja ke aktiviti kecil. Untuk melakukan kajian masa dan gerakan, anda perlu menentukan masa yang ditetapkan untuk setiap tugas. Secara umum, satu-satunya cara untuk meningkatkan prestasi pasukan adalah melihat tindakan kecil setiap tugas. Sebaik sahaja kerja selesai, tandakan setiap komponen diikuti dengan penerangan ringkas.- Rahsia ini untuk mencari keterangan yang tepat. Sebagai contoh, masa yang diperlukan untuk menekan butang adalah maklumat yang berlebihan. Walau bagaimanapun, anda tidak harus terlalu banyak menggunakan terlalu banyak, kerana ini mungkin menghalang anda daripada data yang diperlukan untuk mengesan tahap prestasi.
- Katakan anda menyemak e-mel anda. Tugas ini perlu dipecahkan seperti berikut: menyambung ke komputer anda dan peti masuk anda, memadam spam tanpa membukanya, membaca e-mel, menulis jawapan kepada e-mel, dan mengisih fail ke dalam folder.
-
Simpan setiap tugas. Mulakan dengan jam randik. Cuba masa setiap bahagian tugas, dengan menyatakan berapa lama ia mengambil masa untuk menyelesaikan setiap tugas. Ia biasanya lebih mudah untuk berhenti dan memulakan semula jam randik menggunakan masa berlalu. Kemudian, anda boleh mengira bilangan saat yang diperlukan untuk setiap aktiviti.- Untuk ketepatan yang lebih baik, kumpulkan data selama beberapa hari.
-
Tugas masa dengan video. Apabila menggunakan video, anda mesti berhenti dan mulakan semula untuk setiap komponen yang anda masanya. Ini akan memberi anda masa untuk membuat pemerhatian dan perhatikan tempoh setiap komponen.
Bahagian 3 Menganalisis Keputusan dan Membuat Perubahan
-
Kirakan tempoh purata setiap langkah. Sebaik sahaja anda telah mengumpulkan semua data, cuba untuk mengira tempoh purata setiap langkah. Untuk mendapatkan purata, jumlah semua tempoh komponen, dan dibahagikan dengan bilangan jangka masa dalam kumpulan itu.- Sebagai contoh, jika bacaan mel adalah komponen, tempohnya boleh menjadi 4 minit, 1 minit, 2 minit, 3 minit, dan 5 minit. Jumlah nombor ini: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Bahagikan hasil dengan bilangan durasi yang dikumpulkan. Dalam kes spesies, ia adalah 5. Divide 15 by 5 untuk mempunyai 3 minit secara purata melalui pos.
-
Tentukan purata tempoh aktiviti. Pendekatan yang paling mudah untuk menentukan tempoh purata satu tugas keseluruhan ialah dengan meringkaskan semua purata komponen. Ini akan membantu anda mencari purata semua kerja. -
Peringkat tugas mengikut tahap kepentingan. Klasifikasi aktiviti dengan tahap kepentingan untuk mengetahui yang mana menjadi prioritas. Tidak ada keperluan untuk menetapkan nombor: anda hanya boleh melabelnya sebagai tugas penting dan tidak penting. Contohnya, penting untuk menjawab e-mel, tetapi melainkan jika anda bekerja dalam perkhidmatan pelanggan, mungkin tugas yang kurang penting daripada menulis laporan. -
Kurangkan aktiviti yang kurang penting dan memakan masa. Selepas menilai semua tugas, tentukan mana yang mengambil masa yang cukup, tetapi yang tidak bernilai tinggi. Ini adalah kerja yang akan membantu anda mencari cara untuk mengurangkan perbelanjaan anda. Sama pentingnya untuk melihat aktiviti yang memakan masa tetapi juga penting dalam kerja anda. Pastinya tidak akan menyakiti untuk menjadikannya lebih cekap. -
Tonton untuk tempat serentak. Tugas serentak cenderung memanjangkan tempoh setiap aktiviti, kerana anda tidak boleh memberi tumpuan kepada banyak pekerjaan sekaligus. Apabila anda melakukan pelbagai tugas, seperti melihat e-mel dan menulis laporan pada masa yang sama, cuba lakukan sebaliknya. Tetapkan masa untuk melakukan satu tugas pada satu masa. Semasa anda menulis laporan, biarkan mereka bersendirian.- Sekiranya anda membaca minda anda sepanjang hari, anda melepaskan mental dari semua tugas lain yang anda lakukan. Sering kali, lebih baik melakukan hanya satu tugas pada satu masa. Sebagai contoh, anda boleh membacanya pada waktu pagi, tengah hari dan sebelum meninggalkan kerja.
-
Mencari kekurangan untuk mengurangkannya. Anda sering akan mendapati ketidakcekapan dalam tugas yang anda masa dan menerangkan. Dengan menghapuskan kekurangan ini, anda akan dapat bekerja lebih baik dan memanfaatkan sepenuhnya masa anda.- Sebagai contoh, jika anda perlu mengisi dokumen setiap hari di bilik lain di luar pejabat anda, cari masa untuk melakukannya sekali gus. Belakang yang berterusan akan membuat anda membuang masa yang anda boleh dedikasikan kepada tugas lain.