Pengetahuan

Bagaimana untuk menguruskan keutamaan anda dengan Excel

Posted on
Pengarang: Judy Howell
Tarikh Penciptaan: 6 Julai 2021
Tarikh Kemas Kini: 1 Julai 2024
Anonim
Tombol keyboard paling berguna saat bekerja di Excel
Video.: Tombol keyboard paling berguna saat bekerja di Excel

Kandungan

adalah wiki, yang bermaksud banyak artikel ditulis oleh beberapa penulis. Untuk membuat artikel ini, 20 orang, yang tidak dikenali, telah mengambil bahagian dalam edisi dan penambahbaikan dari masa ke masa.

Sudah tentu anda boleh mendaftarkan tugas anda untuk diutamakan dalam sekeping kertas jika anda merasa mampu melakukan semua dalam ruang petang.



Walau bagaimanapun, apabila banyak perkara yang akan jatuh pada anda pada masa yang sama, ramai daripada mereka sering ditangguhkan ke hari selepas, jika bukan bulan selepas itu. Terima kasih kepada spreadsheet Excel yang kami cadangkan untuk mencipta dalam artikel ini, keutamaan anda akan diurus secara automatik oleh Excel mengikut tarikh akhir yang akan datang dan perintah tugas yang akan dilaksanakan akan disusun semula supaya anda boleh menangguhkan tugas-tugas ini sesedikit mungkin. .


Ikuti panduan ini dan dalam masa 20 minit, anda akan mempunyai cara yang sangat berkesan untuk menguruskan keutamaan anda pada komputer anda.


Nota: Menurut versi Excel versi antarabangsa, titik pemisahan dalam formula boleh digantikan dengan koma bertitik.

peringkat



  1. Buat tab "Desktop" atau "Home". Buka helaian kerja Excel baru. Klik kanan pada tab "Sheet1" di bahagian bawah skrin dan klik pada "Namakan semula". Daftar bukan "Rumah" atau "Pejabat".




  2. Juga renahkan "Sheet2" kepada "Pattern" dan "Sheet3" kepada "Points" mengikut prosedur yang sama seperti pada langkah pertama.



  3. Buat jadual kepentingan. Dalam tab "Poin", isikan lajur A, B dan C seperti berikut:



  4. Tentukan nama "Kepentingan". Pilih sel A2 hingga C7. Dengan Excel 2007 atau lebih baru, klik pada "Formula" dan kemudian "Tentukan nama". Dengan Excel 2004 atau lebih baru, klik "Sisipkan"> "Tetapkan"> "Nama".
    • Apabila Excel meminta anda untuk menetapkan nama itu, masukkan "Pentingnya" dan klik "OK".




  5. Buat jadual usaha. Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk mencipta jadual usaha di lajur E, F, G. Pilih sel E2 hingga G6 dan tentukannya dengan nama "Usaha".



  6. Buat jadual kecemasan. Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat jadual kecemasan dalam lajur I, J dan K. Tentukan sel-sel ini dengan nama "Kecemasan".



  7. Masukkan tajuk di "Home" atau "Office" tab, mengikut pilihan anda. Kami akan menganggap bahawa anda telah memilih untuk menamakan tab ini "House". Klik padanya dan masukkan tajuk berikut dalam baris 1:
    • A - Keutamaan; Kami akan memasukkan formula utama keutamaan, 1 untuk tugas yang paling penting. Tetapi nombor ini boleh mencapai lebih daripada 100.
    • B - Tugas; nama tugas yang akan dilakukan
    • C - Pentingnya; ia akan diperhatikan menggunakan huruf A, B, C, D, E atau F dari jadual.
    • D - Usaha, Nota antara 1 dan 5, lukis dari jadual "Usaha".
    • E - Kecemasan; Formula berdasarkan tarikh akhir untuk menyelesaikan tugas
    • F - Batasan; Tarikh di mana tugas itu perlu diselesaikan paling terkini. Tarikh akhir tidak selalu dihormati oleh surat tersebut. Oleh itu, "Percepatan" memberitahu anda tarikh apabila anda boleh mula melaksanakan tugas ini dan "Pelanjutan" memberi anda tarikh sehingga tugas itu boleh ditangguhkan. Sebagai contoh, kita boleh memberikan percepatan 5 hari dan lanjutan 4 hari untuk tugas "Pergi ke pendandan rambut" - sememangnya, tidak masuk akal untuk pergi ke pendandan rambut dua minggu lebih awal dan orang akan mula melihat bahawa anda perlu pergi ke pendandan rambut jika anda terlambat 4 hari.

    • G - Percepatan - Bilangan hari sebelum tarikh potong dari mana anda sudah dapat (mula) menyelesaikan tugas yang dipersoalkan.
    • H - Extension; pelanjutan automatik tarikh akhir
    • Saya - baki hari; ini adalah formula yang mengira bilangan hari sebelum tarikh potong. Formula akan mengembalikan bilangan hari negatif jika tarikh akhir melebihi.
    • J - tarikh akhir; tarikh tugas itu selesai.
    • K - Komen; semua butiran mengenai tugas yang akan dilakukan



  8. Masukkan senarai tugasan anda. Ambil perhatian bahawa lajur "Keutamaan", "Kecemasan" dan "Hari Kekayaan" telah dibiarkan kosong. Kami akan melengkapkan mereka kemudian menggunakan formula. Berikut adalah contoh kerja rumah yang perlu anda lakukan.



  9. Di antara rumus untuk "Hari Kekayaan", "Kecemasan" dan "Keutamaan". Rumus-rumus ini mesti dimasukkan dalam baris kedua setiap lajur yang disebutkan dalam ayat sebelumnya.
    • Dalam lajur I (Hari tinggal) = F2-SI (ESTVIDE (J2), HARI INI (), J2)
    • Dalam ruang E (Kecemasan) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1)
    • Dalam ruangan A (Keutamaan) = VLOOKUP (C2, Pentingnya, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Usaha, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Kecemasan, 2,



  10. Tukar format sel I2 kepada "Nombor". Klik kanan pada sel, pilih "Format Cell" dan klik pada "Number". Juga, masukkan "0" dalam kotak "Bilangan perpuluhan". Klik pada "OK".



  11. Salin formula dalam lajur "Keutamaan", "Kecemasan" dan "Hari-hari Ketinggalan" dan lancarkannya ke kotak kosong yang tersisa dalam setiap lajur ini. Klik sekali pada "E2" dan pada masa yang sama tekan kekunci "CTRL" dan "C" kemudian pilih sel E3 hingga E10 dan pada masa yang sama tekan kekunci "CTRL" dan "V". Lakukan sama untuk memperluaskan formula I2 dalam kotak I3 hingga I10. Akhir sekali, ulangi prosedur ini sekali lagi untuk memanjangkan formula A2 ke sel A3 hingga A10. Jangan memberi perhatian kepada nilai aneh yang dikembalikan oleh sel-sel di mana tidak ada tugas yang ditulis.



  12. Susun baris mengikut keutamaan. Pilih sel A1 hingga K1 dan perbesarkan pemilihan ini untuk merangkumi semua baris yang mengandungi tugas. Kemudian klik pada "Data"> "Tapis".



  13. Simpan hamparan anda, termasuk tarikh, untuk mengetahui tarikh terakhir fail dibuka.



  14. Selesaikan tugas-tugas yang dilakukan. Apabila anda selesai tugas, masukkannya dalam lajur "Tarikh Akhir". Ingat helah ini: Apabila anda menekan kekunci "CTRL" + ";" (kekunci Kawalan dan kekunci) secara serentak, tarikh semasa akan muncul secara automatik dalam sel yang dipilih.



  15. Lihatlah urutan keutamaan anda berubah setiap hari. Inilah keutamaan untuk hari-hari yang akan datang. Pada 13 Julai, semua tugas yang perlu dilakukan adalah sebelum tempoh "percepatan" yang dipanggil. Pada 20 Julai, keutamaan teratas (yang mempunyai bilangan terkecil) adalah empat tugas dan di antara mereka, memotong rumput (yang telah mencapai tarikh akhir). Pada 21 Julai, keutamaan memotong rumput semakin besar (kita telah memasuki tempoh "dextension") dan pada 23 Julai keutamaan ini semakin meningkat, kerana kami telah melepasi tempoh "dextension". Kami juga melihat bahawa tugas "Membayar caj" telah meningkat pada tarikh 23 dan 25 Julai.
nasihat
  • Baca artikel yang disenaraikan di bawah untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara menguruskan masa dan keutamaan anda.
  • Anda boleh memuat turun salinan hamparan ini ke alamat berikut:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Jangan teragak-agak untuk menyusun senarai tugasan anda setiap hari jika perlu.
  • Bahagikan tugas besar anda menjadi beberapa yang lebih kecil.
  • Salin tugas berulang anda dalam tab "Templat" supaya anda boleh mencari dan menyalinnya dengan mudah.
  • Anda bebas mengubah mata yang diberikan kepada setiap peringkat keutamaan.
  • Jangan campurkan tugas yang berkaitan dengan keluarga dan rumah anda dengan yang berkaitan dengan kerja anda dalam buku kerja Excel yang sama.
  • Anda bebas menambah lajur baru ke meja ini - yang telah menugaskan tugas anda, di mana kategori tugas itu tertulis dan sebagainya.
  • Gunakan alat AutoFilter untuk memilih tugas yang melepasi tarikh akhir (Urgency = 1) atau tugas yang sangat penting (Pentingnya = "A").
  • Salah satu cara untuk sentiasa menyimpan tugas berulang adalah untuk memasukkan ini di bawah lajur "Batas waktu" (Contoh ini berdasarkan Jumaat, yang ditunjukkan oleh "5" di sini)
  • Tambah borang bersyarat (menggunakan fungsi "SI") dalam lajur "Batas waktu" anda untuk menunjukkan secara automatik apabila tarikh akhir telah berlalu.

  • Setiap minggu atau bulan, hitung jumlah tugas yang dilakukan dalam tempoh yang dipilih. Ini mungkin satu-satunya maklum balas positif yang anda terima dalam kerja anda.
  • Formula ini mengambil tarikh semasa (Isnin = 1, Selasa = 2 dsb.) Dan periksa jika kami sudah lulus atau tidak pada hari Jumaat minggu semasa. Sekiranya ini berlaku, formula itu menambah 7 kepada Jumaat semasa, untuk memulangkan hasil Jumaat yang seterusnya sebagai hasilnya. Sekiranya hari Jumaat belum dikuasai maka formula itu hanya akan memulangkan tarikh Jumaat minggu ini.
  • Dalam contoh ini, Isnin = 1, Selasa = 2, Rabu = 3, Khamis = 4, Jumaat = 5, Sabtu = 6, Ahad = 7.
  • Kita juga boleh mengubah formula ini supaya berfungsi sebagai contoh pada hari Selasa. Kita lihat dalam senarai di atas bahawa Selasa = 2, oleh itu, perlu diubah dalam formula yang diberikan di atas semua 5 oleh 2.
amaran
  • Simpan lembaran ini dengan kerap.
  • Nombor yang diberikan kepada keutamaan yang berbeza ini tidak selalu diperintahkan. Oleh itu, pengisian keutamaan dengan bilangan yang diberikan "1" tidak akan meningkatkan bilangan yang dikaitkan dengan keutamaan lain. Ada kemungkinan bahawa beberapa keutamaan mempunyai nombor bersekutu yang melebihi 100 dan semua nombor yang mungkin tidak diberi keutamaan. Saya menasihati anda untuk memberi tumpuan kepada keutamaan dengan bilangan antara 1 dan 12.
  • Jangan risau jika anda menulis banyak tugas dalam hamparan ini. Ia sememangnya tidak memalukan bahawa tugas kekal di bahagian bawah senarai selama beberapa bulan. Mereka akan mula muncul dalam senarai apabila tarikh akhir mereka mendekati.
  • Cara anda menguruskan masa anda unik kepada anda dan hamparan ini mungkin tidak sesuai untuk anda sama sekali. Anda juga mungkin berfikir bahawa perlu membuka fail ini setiap hari memerlukan terlalu banyak pekerjaan atau terlalu mengganggu. Itulah sebabnya spreadsheet ini mungkin berguna untuk anda, sebagai contoh, yang nampaknya tidak berguna kepada sesama anda atau sebaliknya.
  • Anda boleh menggunakan spreadsheet perisian spreadsheet dalam talian Google dan bukan menggunakan Excel. Oleh itu, fail anda boleh didapati di mana sahaja dari bila anda boleh mengakses Internet.