Pengetahuan

Cara menghantar surat aduan ke syarikat

Posted on
Pengarang: Louise Ward
Tarikh Penciptaan: 6 Februari 2021
Tarikh Kemas Kini: 28 Jun 2024
Anonim
Cik Ita’s Video (Menulis Surat Rasmi menggunakan Ms Word)
Video.: Cik Ita’s Video (Menulis Surat Rasmi menggunakan Ms Word)

Kandungan

Dalam artikel ini: Tulis surat aduan Gunakan nada dan format yang sesuai Ikut surat Rujukan

Ramai orang menulis surat aduan pada satu ketika dalam kehidupan mereka. Jika anda tidak berpuas hati dengan produk atau perkhidmatan syarikat tertentu, isu-isu ini biasanya boleh diselesaikan untuk kepentingan bersama kedua-dua rakan dengan surat yang sangat mengutuk situasi, tetapi dengan cara yang sopan. Menulis surat aduan tidak sukar dan tidak menyedihkan. Apa yang perlu anda lakukan adalah membentangkan fakta dengan jelas dan sopan mencadangkan penyelesaian.


peringkat

Bahagian 1 Menulis surat aduan

  1. Alamat surat tersebut kepada khidmat pelanggan. Apabila anda ingin menulis surat aduan, lebih berkesan bagi anda untuk terus menghubungi khidmat pelanggan syarikat berkenaan. Perkhidmatan pelanggan digunakan untuk menangani aduan pelanggan, dan anda mungkin melihat permintaan anda diproses dengan cekap dan berkesan.
    • Jika boleh, cari nama pengurus jabatan ini. Mulakan surat anda dengan pernyataan ihsan sebagai Dear tuan atau Madam yang dihormatidiikuti dengan nama orang itu. Jika anda tidak dapat mencari nama pengurus perkhidmatan pelanggan, tulis sahaja borang ihsan.
    • Anda boleh mencari alamat khidmat pelanggan di laman web syarikat, pada brosur syarikat, pada sebarang bahan iklan yang digunakan, atau pada sebarang pembungkusan atau label produk yang ditawarkan.




  2. Pergi terus ke titik. Baris pertama surat anda harus menyatakan dengan jelas mengapa anda menulis surat anda, dan apakah intipati aduan anda. Mempamerkan seberapa banyak fakta yang relevan, termasuk tarikh, masa dan tempat di mana perkhidmatan disediakan (atau pembelian dibuat), tidak melupakan semua nombor siri atau model yang dipersoalkan.
    • Penerima surat itu mesti dapat mengenal pasti tujuan surat dalam masa kurang dari lima saat. Oleh itu, cuba mengelakkan bermula dengan pengenalan terlalu lama dan terputus-putus.
    • Anda boleh membentangkan butiran lebih lanjut atau menjelaskan keadaan dalam perenggan yang akan datang, tetapi baris pertama harus menyerlahkan aduan anda secepat mungkin.
    • Berikut adalah contoh ayat pertama anda: "Saya menulis untuk mengadu tentang pengering rambut yang rosak yang saya beli pada 15 Julai di tempat anda di XXX Street di Paris. "




  3. Menjadi khusus mengenai hasil masalah. Sekiranya anda ingin penggantian produk, bayaran balik, pembaikan atau bentuk pampasan lain, jelaskan dalam perenggan kedua. Oleh itu, anda lebih cenderung untuk tidak menerima borang, atau surat jawapan yang lain, dan memberi sesuatu kepada penerima untuk berfungsi.
    • Cobalah untuk menjadi seperti yang konstruktif dalam ucapan anda, menawarkan cara untuk menyelesaikan masalah yang anda hadapi, untuk mengekalkan hubungan anda dengan syarikat. Jika anda meminta bayaran balik atau bentuk pampasan lain, sambil mengancam untuk tidak pernah membeli produk atau menggunakan perkhidmatan syarikat itu, anda mungkin tidak melihat permintaan anda diproses.
    • Sekiranya anda mahu syarikat membetulkan masalah yang lebih besar, masukkannya dalam surat anda, tetapi ingat bahawa ia akan mengambil masa.
    • Jangan mengancam untuk mendakwa dalam surat pertama anda. Ini boleh menjadi penyelesaian terakhir untuk digunakan, tetapi hantar surat aduan anda terlebih dahulu dan tunggu balasan yang baik.



  4. Cuba lampirkan salinan baucar. Ini boleh menjadi resit, jaminan, penjamin, salinan cek yang anda hantar dan, jika perlu, anda boleh melampirkan foto atau video. Semua dokumen hendaklah dimasukkan ke dalam surat tersebut. Semua dokumen hendaklah menemani surat anda.
    • Pastikan anda menghantar salinan keping yang anda hendak pasangkan, tetapi bukan asalnya. Dengan cara ini, anda tidak akan kehilangan maklumat penting ini, sekiranya anda perlu menghantar dokumen sokongan kepada pihak ketiga.
    • Jangan lupa tentukan semua salinan yang anda lampirkan ke surat itu. Contohnya: "Sila temui salinan resit asal saya, bersama dengan salinan waranti dan maklumat mengenai nombor siri pengering rambut. "



  5. Berikan masa untuk membetulkan masalah. Ini akan membantu untuk membolehkan tempoh masa yang sesuai untuk menyelesaikan masalah. Ini akan meyakinkan anda dan membantu menyelesaikan masalah dalam masa yang lebih singkat.
    • Menyediakan tarikh akhir juga akan menghalang kemungkinan surat anda hilang atau dilupakan, yang boleh menjadikan hubungan anda dengan syarikat lebih tegang lagi.
    • Pastikan kelewatan ini adalah munasabah. Tempoh satu atau dua minggu biasanya mencukupi, walaupun ia bergantung kepada apa yang anda minta.



  6. Tutup surat dengan hormat. Terima kasih atas bantuannya dan beritahu mereka apabila anda ingin dihubungi untuk menyelesaikan masalah ini, dan bagaimana ia akan dilakukan. Ini memudahkan kerja dan memberikan anda hasil yang lebih cekap.
    • Secara rasmi menutup huruf dengan ungkapan seperti "Yang ikhlas", jika anda tahu nama penerima, atau "Tolong terima ucapan saya" jika ini tidak berlaku. Elakkan daripada formula penutupan informal seperti "Salam sejahtera saya" atau "Sangat tulus".

Bahagian 2 Gunakan nada dan format yang sesuai



  1. Jadilah sopan. Mungkin anda marah, dan mungkin anda betul, tetapi tidak sopan hanya akan meletakkan penerima pada pertahanan. Tulis surat dengan nada yang hormat dan elakkan di semua kos untuk membuat komen yang mengancam, marah atau sindiran. Ingat bahawa orang yang mengaitkan surat anda tidak bertanggungjawab secara langsung terhadap segala yang berlaku kepada anda, dan dia akan menjadi lebih terbuka dan senang membantu klien yang sopan dan mesra, dan bukan pengguna yang marah dan yang mempunyai nada yang menuduh.
    • Ingatlah bahawa syarikat yang anda menghantar surat itu tidak mahu anda sengaja. Kebanyakan syarikat gembira dapat memuaskan pelanggan mereka.
    • Anda akan lebih berjaya jika anda merawat penerima sebagai orang yang ingin membantu anda, daripada mengandaikan bahawa dia mempunyai niat buruk.
    • Elakkan menulis surat apabila anda marah. Jangkakan untuk menjadi lebih tenang, atau jika anda lebih suka, tuliskannya bagaimanapun, dan tunggu satu atau dua hari sebelum menghantarnya. Dalam semua kebarangkalian, anda akan mahu menegaskan semula beberapa idea untuk kelihatan kurang agresif.



  2. Jadilah ringkas. Wakil-wakil perkhidmatan pelanggan boleh menerima beratus-ratus huruf setiap hari, itulah sebabnya penting untuk sampai ke tahap dengan sangat cepat sehingga mereka tahu apa yang akan diharapkan sebaik sahaja mereka mula membaca. Sekiranya surat anda terlalu panjang atau terlalu terperinci, pembaca akan cenderung melihat secara dangkal pada kandungan pertanyaan dan tidak akan mempunyai idea yang jelas mengenai masalah atau penyelesaian yang anda cadangkan.
    • Elakkan butiran yang tidak diperlukan atau sengaja menyampaikan ungkapan keradangan.
    • Buat stand missive anda pada satu halaman, atau buat kurang dari 200 kata.



  3. Berwibawa. Sikap ini memberikan nada yang tepat kepada surat anda dan boleh menyebabkan pegawai syarikat mengambil aduan anda dengan sangat serius. Ini terutama berlaku untuk aduan yang serius yang boleh membawa kesan kewangan yang ketara.
    • Sebagai berwibawa melibatkan banyak perkara seperti kualiti linguistik, pengetahuan tentang hak-hak anda dan kewajiban masyarakat, serta profesionalisme yang telah anda tunjukkan dalam surat.
    • Semua ini memberikan anda kredibiliti, dan boleh memberi kesan positif terhadap respons kepada surat anda.



  4. Tulis surat dalam format yang sesuai. Seperti yang dinyatakan di atas, tata letak yang digunakan untuk membuat surat anda sebagai profesional mungkin menentukan bagaimana aduan anda akan diterima. Isikan nama dan alamat anda dan tarikh di sudut kiri atas halaman, diikuti dengan nama atau tajuk penerima, dan alamat syarikat di sebelah kiri tepat di atas badan surat tersebut.
    • Sentiasa gunakan komputer untuk menaip perbualan anda untuk membaca lebih mudah dan kandungan yang lebih bersih. Sekiranya anda perlu menulis surat dengan tangan, pastikan tulisan tangan anda jelas dan dibaca tanpa penciuman atau kotoran dakwat.
    • Tinggalkan ruang kosong di bawah pernyataan penutup untuk menulis tandatangan anda dengan tangan. Dalam bahagian ini, anda mesti menulis nama anda dengan jelas.
    • Tulis huruf kemas dan baik dengan perenggan saiz yang sama.



  5. Semak ejaan dan tatabahasa. Ejaan dan tatabahasa boleh menentukan hasil aduan anda. Pastikan ejaan periksa komputer anda sebelum mencetak misi, atau minta seseorang membacanya sebelum menghantarnya.

Bahagian 3 Balas surat itu



  1. Tunggu. Bersabarlah dan jangan cuba mengambil tindakan selanjutnya sehingga tarikh akhir yang anda telah mencadangkan dalam surat anda. Sekiranya tarikh tetap berlalu tanpa sebarang respons dari syarikat, anda boleh membuat susulan dengan memanggil atau menghantar e-mel untuk memeriksa apakah surat anda telah diterima. Adalah lebih baik untuk memberi syarikat itu keraguan.
    • Sekiranya anda tidak menerima apa-apa maklumat mengenai surat tersebut, atau jika resolusi belum memuaskan, anda boleh mengadu kepada penyelia.



  2. Mengadu mengikut struktur hierarki. Jika anda tidak dapat menyelesaikan masalah dengan pengurus perkhidmatan pelanggan, cuba cari pengurus seterusnya mengikut struktur hierarki syarikat dan berhubung dengannya. Setiap kali anda naik tangga, dari wakil servis, kepada pengurus umum, tentu saja melalui pengurus perkhidmatan pelanggan dan naib presiden, cuba sertai surat-menyurat anda dengan tahap sebelumnya. Oleh itu, wakil yang berkenaan akan mempunyai idea yang lebih jelas tentang keadaan ini, dan ini dapat membantu menyelesaikan masalah dengan cara yang tidak bertentangan.
    • Sebaiknya, mulakan dengan jabatan pelanggan sebelum mencapai peringkat seterusnya. Malah, jabatan ini lebih banyak digunakan untuk mengendalikan jenis aduan ini, dan mana-mana e-mel yang ditujukan kepada pengurus umum mungkin akan dihantar ke cawangan syarikat ini.
    • Jika ini berlaku, pekerja perkhidmatan pelanggan mungkin secara automatik mempunyai kesan buruk terhadap anda kerana anda telah berusaha untuk bekerja di sekelilingnya.
    • Perlu diketahui bahawa jika anda menghantar surat kepada pengurus umum atau pentadbir syarikat, surat anda mestilah sangat jelas, ringkas dan ditulis dengan baik, kerana dia tidak akan mengetahui terlebih dahulu mengenai insiden tersebut.



  3. Rujuk peguam. Peguam akan tahu bagaimana untuk meneruskan mendakwa. Perlu diingat bahawa perbicaraan harus menjadi pilihan terakhir anda, dan menyebutnya dalam surat anda akan menetapkan nada negatif dan mungkin pada masa yang sama menghalang sebarang pampasan yang anda minta. Keputusan sedemikian juga boleh menjejaskan anda jika anda kalah di sidang.
nasihat



  • Sebelum anda mula menulis, luangkan masa dan fikirkan apa yang berlaku kepada anda. Sebaik sahaja anda berfikir melalui situasi dan jelaskan apa yang anda mahu dan bagaimana cara memohon, anda boleh mula menulis surat aduan anda.
  • Jangan masukkan kesaksian orang lain dalam surat anda. Malah, jika anda berfikir bahawa keadaan ini mungkin berakhir di mahkamah, lebih baik untuk menghilangkan bukan sahaja kenyataan saksi, tetapi juga nama mereka. Juga ingat bahawa tuntutan mahkamah boleh mahal. Adalah lebih baik untuk mencapai persetujuan secara tidak rasmi, atau sekurang-kurangnya melalui timbang tara.
  • Pastikan anda memasukkan nama anda, alamat, e-mel dan nombor telefon anda (rumah, pejabat dan telefon bimbit jika mungkin). Di samping itu, ketahui siapa yang mungkin akan membaca mel supaya anda boleh mendapat maklumat mengenai status aduan anda.
  • Jika anda ingin mengadu tentang orang tertentu, hadkan surat anda kepada orang yang berkenaan, dan jangan menghina seluruh syarikat. Jika anda ingin mengadu mengenai dasar syarikat, jangan menghina penerima atau peraturan. Anda hanya perlu mendedahkan masalah yang dipersoalkan dan permintaan anda.
  • Jangan gunakan istilah yang kasar. Ingatlah bahawa apa yang anda mahukan adalah pampasan atau penyelesaian kepada masalah. Di samping itu, menjadi tidak menyenangkan kerana menghina menghina tidak akan membantu anda. Jika anda mahu mengamalkan bahasa yang lebih kukuh, elakkan borang pasif dan gunakan kata-kata yang lebih langsung dan deskriptif. Perkataan seperti kecewa dan derhaka lebih kukuh daripada kecewa.
  • Simpan salinan semua surat-menyurat anda dan jangan lupa tarikh surat yang dihantar.
  • Sesetengah laman web membenarkan pelawat mengemukakan aduan mereka. Semak dengan mereka untuk melihat sama ada pelanggan lain berada dalam keadaan yang sama dengan syarikat yang sama dengan anda.
  • Buat bacaan terakhir dan pastikan kandungan permintaan anda jujur, jujur ​​dan dapat diverifikasi.
  • Menghantar surat tulisan tangan mempunyai kesan yang lebih baik daripada melakukannya melalui e-mel, faks, atau melalui blog atau laman web syarikat. Kebanyakan syarikat memberi keutamaan tinggi kepada surat tulisan tangan.
amaran
  • Ia adalah menyalahi undang-undang untuk menggunakan apa-apa ancaman fizikal atau lisan dalam surat anda, seperti memusnahkan harta benda, merosakkan kesihatan orang lain, atau mengancam keselamatan individu. Ancaman ini boleh ditafsirkan sebagai gangguan, yang merupakan alasan yang mencukupi untuk mengikuti prosiding mahkamah di mahkamah undang-undang, yang boleh dikenakan sanksi mulai dari denda hingga dipenjarakan. Demi kepentingan anda, abaikan semua ancaman. Lebih baik tidak memasukkannya secara tertulis, apalagi menghantarnya!